バーチャルオフィスを借りると便利なこと

自宅住所と会社の所在地を分けるメリット

バーチャルオフィスとは実際に事務所を構えなくても、企業の所在地としての住所地や連絡先の電話番号等を借りられるサービスのことです。法人登記が可能な会社もあるため、会社の正式な所在地としても合法的に記載することも可能な場合があります。業者が用意している住所地や電話番号は、都心や大都市圏で経済の中心地や一等地と評価されている所が多く、自宅の住所やマンションを使うよりも取引先に好ましい印象を与えられるでしょう。電話番号は市外局番によっておおよその所在地が分かるので、電話番号も借りられると都合が良いです。独立したばかりの自営業者やフリーランスで、資金に余裕がなく事務所を借りるのが難しい場合でも利用できます。仕事関係の電話があった時に生活音がすると相手方にいい印象を与えないこともありますし、自宅の住所を会社の所在地にして公にすると不安な面もあるでしょう。家族が高齢者だけの世帯だったり、女性のみもしくは女性の単身世帯だったりすると防犯上のリスクがあります。仕事上の住所と連絡先を借りるサービスを使えば、賃貸コストを抑えて便利に仕事に利用できます。1つだけ注意したいとすれば、他にもサービスを利用している会社があるため、事業所在地と電話番号が被ってしまう恐れがあることです。賃貸オフィスなどでも住所が同じことがあるので、あまり神経質になることはありません。また、顧客が何かの用事で事業所を訪ねようとした時に、実際の会社がないと知られてしまう場合もあります。業者の中には、受付等の設備や利用者が使える会議室等を用意している場合があるので、気になる場合は選ぶ際に確かめておくといいでしょう。

電話がかかってきた時に利用できるサービス

電話番号を借りるとなると、顧客から問い合わせ等の連絡があった時にどのようにすればいいのかと心配になる方もいます。バーチャルオフィスでは電話代行サービスができる会社が多いです。借りている連絡先に電話がかかってきた場合に、実際に仕事をしている場所の所定の固定電話や携帯電話に転送をしてもらえます。営業先や外出をする場合には、業者に連絡を入れておくと代わりに電話に出て用件を聞いておいてもらうことも可能です。まとめてメールやファクスで知らせてもらうことも可能な場合がありますし、出先に出る時だけ携帯電話にその都度回してもらうことも可能な場合があります。業者によってサービス内容が違いますので、申し込みをする前に確かめるようにしましょう。

郵便物の取り扱いと受け渡しサービス

バーチャルオフィスのサービスでは、郵送物や宅配の荷物の受け取りについて気になることもあるでしょう。基本的に会社の所在地に届くので、住所を借りている場所に届くことになります。多くのバーチャルオフィスでは専用の受付が用意されています。届いた書類や荷物は業者側で預かれます。預かった後に受付に利用者が出向いて取りに行くか、予め決められた場所に配送してもらうかどちらかになるでしょう。最寄りに自宅や仕事場所がある場合や営業エリア内であれば出向くのが可能です。遠方の場合は難しいので、配送が可能な所を選ぶ必要があります。届く都度配送してもらうと料金がかさむので、1週間や2週間に1回というようにまとめて配送してもらえる方がコストがかかりません。ただし、公的な書類等については期限が決められていることがあるので、書類等はその都度郵送してもらう方が望ましいでしょう。

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